:Office 2010 and SharePoint 2010 תועלות עסקיות. אדיר רון, Office System SSP

Size: px

Start display at page:

Download ":Office 2010 and SharePoint 2010 תועלות עסקיות. אדיר רון, Office System SSP"

Gwen Gibbs
6 years ago
Views:

1 :Office 2010 and SharePoint 2010 תועלות עסקיות אדיר רון, Office System SSP

2 אתגרים בניהול תוכן ארגוני: בשנים האחרונות, אנו חווים בעולם ניהול התוכן הארגוני ועובדי הידע גידול משמעותי בהיקף ובנפח התוכן המיוצר בארגון. לפי סקרים ישראליים ועולמיים )גארטנר, פורסטר וכו'(, ככל שהארגון מתפתח וגדל לאורך השנים, אחוז התוכן שמצליח להיות מנוהל ברמה הארגונית הולך ויורד. הנזק במצב הזה הוא כפול: פרודקטיביות אישית עובדי הידע נדרשים לחפות על היעדר הכלים האוטומטים לניהול התוכן ופוגעים בצורה משמעותית בפרודקטיביות האישית. עבודה משותפת על תכנים מכל סוג מנוהלות בצורה הידנית ומבזבזות זמן רב. לדוגמא: עבודה משותפת על מסמך מצריכה ניהול עותקים רבים של המסמך, ניהול תצורה וגירסאות ברמה הידנית, בזבוז זמן רב בסבבי משובים אישורי תוכן וקושי רב בקטלוג ואחזור המסמך. מערכות ניהול תוכן רבות )כולל )SharePoint 2007 מתייחסות בצורה נרחבת לצרכים הללו ברמת השרת אבל לא מצליחות להגיע לאחוזי הטמעה מספקים אצל המשתמש מכיוון שהם לא מצליחות להתחבר אל הפרודקטיביות האישית של המשתמש והתהליכים עצמם שכמעט תמיד מנוהלים דווקא אצל משתמשי הקצה ב- Client ובאפליקיציות ה- Office השונות ולא ברמת השרת. המערכות נתפסות כתקורה נוספת לתהליך שכאמור מסורבל כבר ממילא. רגולציה ותקינה ארגונית האתגר הארגוני הגדול ביותר שניצב מול חברות גדולות הוא בכל הקשור לרגולציה ותקינה ארגונית סביב התוכן. כשחלק מהותי מהידע הארגוני נמצא בידיים של המשתמש ובמסמכי ה- Office השונים, נוצר מצב אבסורדי שבו לא קיימת כל שליטה ארגונית על התוכן החשוב ביותר. יכולות קריטיות כמו ניהול הרשאות, תהליכים ארגוניים, הגדרת רשומות, ארכוב נותרות ללא מענה. בתקופה האחרונה, הצורך הזה מתחזק אפילו יותר כשהוא מגיע כדרישות חיצוניות לארגון )תקנים כמו DOD,SOX ותקנים ישראלים( שנדרש היום לעמוד בתקינה בכדי להמשיך להתנהל בצורה שקופה. גל ה של Office ו- SharePoint מתייחס בדיוק לאתגרים הללו. בפריסה משולבת של הכלים, ארגון יכול לנצל את תשתית ה- Client/Server החדשה של מיקרוסופט ובכך לאפשר ניהול מרכזי של התוכן הארגוני עם התייחסות נרחבת לתקינה ורגולציה ברמת שרת ה- SharePoint ודחיפה של כלל היכולות הללו לאפליקציות ה- Office השונות. כלי ה Office מנצל באופן מהותי את אחוזי ההטמעה הגבוהים שלו אצל משתמשי הקצה בכדי לשקף את מתודולוגית ניהול התוכן והגדרות השרת מבלי לשנות את תהליך העבודה האישי אצל המשתמש ולצאת מסביבת ה- Client. בצורה זו הארגון מגדיל את הפרודקטיביות האישית בעבודת הצוות בשימוש ב- Office תוך שמירה על התקינה והרגולציה הארגונית ע"י שרת ה- SharePoint שנמצא מאחורי הקלעים ומלווה את המשתמש בכל המתרחש על סביבת העבודה שלו. פלטפורמת ה המשולבת של מיקרוסופט מתמקדת ב- 4 אתגרים עסקיים של עולם התוכן הארגוני החדש: גישה ועבודה מכל מקום ובכל פלטפורמה אל מערכות ניהול התוכן הארגוני סביבות עבודה צוותיות שקופות למשתמש כלים לניצול והעצמת עובד הידע והתוכן הארגוני פלטפורמה עשירה להרחבת עולם פתרונות של ה- IT

3 גישה ועבודה מכל מקום ובכל פלטפורמה: האתגר הגדול ביותר בהטמעה של מערכות ארגוניות הוא התחרות מול סביבת העבודה הקיימת היום אצל מרבית המשתמשים. העבודה עם מערכות ה- Office )ובעיקר )Word, Excel, Outlook ותשתיות ה- Windows )סייר הקבצים, יכולות,Drag & Drop עבודה ב- Offline ( פופלארית מאוד בין עובדי הידע בארגון ובעייתית מאוד בכל הקשור לניהול אחיד של התוכן, הרגולציה והתהליכים הארגוניים. גירסת ה של Office ו- SharePoint מציעה לראשונה את היכולת להמשיך לעבוד עם הכלים המוכרים ובמתודולוגיות הקיימות אבל בתצורה שתהיה מנוהלת לחלוטין ברמה הארגונית. בנוסף, התוכן ממשיך להיות זמין בצורה מאובטחת למשתמשים באותה חווית משתמש מתקדמת גם במעבר לפטפורמות רזות יותר )שימוש בדפדפן, עבודה דרך ה- Mobile ( בכדי לספק את סט המתקדם ביותר בגישה וניהול התוכן הארגוני מכל תשתית, בכל זמן ומכל מקום. SharePoint Workspace הכלי המרכזי ביותר בתשתית ה- Office/SharePoint החדשה של מאפשר עבודה מלאה על ה- SharePoint מתוך ה- Client בחווית משתמש שמתחברת באופן מלא אל מערכות ה- Windows/Office ועוצבה במיוחד לטובת משתמשי הקצה שכבר הורגלו לכלים המוכרים. הכלי מתמזג באופן שקוף למערכת ההפעלה האישית של המשתמש ומוודא כי כל המסמכים יקבלו את מלוא ההגדרות, תהליכי העבודה והרגולציה הארגונית מבלי שמשתמש הקצה יצטרך לבצע שום שינוי בצורת העבודה שלו. עבודה בסביבה מנותקת וביצועים מתקדמים Workspace SharePoint לא רק משקף את סביבת העבודה הארגונית ב- SharePoint אל ה- Client אלא גם מרחיב אותה בצורה משמעותית. פריסה של הכלי כחלק מחבילת ה Office מאפשר עבודה א-סינכרונית מלאה עם מערכת ניהול התוכן הארגוני. בצורה זו, המשתמש עצמו לא חווה שום פגיעה בביצועים עקב מעורבות השרת שכן קיימת הפרדה מלאה בין ביצוע הפעולות ע"י המשתמש לבין סנכרון השרת )בדומה לעבודה המוכרת מסביבת Outlook ו- Exchange (. בנוסף, ניתן להמשיך לחפש תכנים, להוסיף מסמכים ולצפות ברשימות צוותיות גם בסביבות Offline מנותקת כאשר הסנכרון לשרת ידע להעביר אך ורק את חבילות שינויים מצומצמות אל השרת. Office Web Apps יכולת זו מאפשרת לבצע קריאה ועריכה בסיסית על התוכן הארגוני גם בעבודה עם דפדפן בלבד ובאותה חווית משתמש מוכרת של.Office 2010 ה- Office Web Apps מציעים גירסה ארגונית ל- Word, Power Point,Excel ו- OneNote שמהווה רשת ביטחון ומאפשרת לכל המשתמשים בכל זמן להמשיך לגשת ולעבוד מול התוכן הארגוני ללא תלות בתשתית עליה הם עובדים. הגישה לתכנים ארגוניים מתאפשרת בגירסה החדשה גם דרך ה- Mobile Office Mobile כך שתתאפשר עבודה מכל מקום וגישה אל הנתונים והמסמכים בזמן אמת גם כאשר הפלטפורמה הזמינה היחידה היא הטלפון החכם.

4 סביבות עבודה צוותיות שקופות למשתמש: סביבות העבודה הארגוניות היום מצריכות יותר מתמיכה בעבודה האישית מכלל הפלטפורמות הקיימות אלא גם תמיכה בעבודה צוותית על התכנים. חוסר התמיכה בכלים הקיימים פוגעים באופן מהותי בפרודקטיביות האישית של המשתמש ושמירה על הגדרות ותהליכי העבודה המוסכמים בארגון. כלי ה- Office ו- SharePoint בגירסת 2010 מאפשרות למשתמשים לעבוד בצורה שקופה גם על תוכן צוותי המשלב מספר אנשים ומסירה חסמים רבים שהקשו על תצורת העבודה הזו בעבר. היכולות המרכזיות שניתן לנצל בשילוב הנ"ל הינן: עריכה משותפת ומקבילה על תכנים ניהול תצורה וגירסאות של עותק אחיד ובודד של המסמך היא דרישה ארגונית בסיסית אך היא מייצרת חסם מהותי למשתמשי הקצה. בצורה הזו המצריכה נעילה של קובץ לעריכה בכל פעם רק ע"י משתמש אחד ( In-Check Check,)Out קשה מאוד ליישם עבודת צוות אמיתית וגורם לארגונים רבים לוותר על הניהול המשותף לטובת הפרודקטיביות הצוותית. Office 2010 מאפשר למשתמשי הקצה לעבוד במקביל על המסמך בניהול תצורה מלא מבלי לפגוע במשתמשי הקצה ולהחיל על עבודת הצוות מגבלות טכנולוגיות לצורך השמירה על התקינה וניהול הגירסאות הארגוני. Microsoft Office Backstage מאפשר מעקב ושימוש מלא ביכולות ה- SharePoint גם מתוך העבודה על המסמך עצמו מבלי לחייב את המשתמש להטמעה נוספת ולימוד של יכולות שרת ה- Web מה שגרם בגירסאות הקודמות של המערכת לניצול נמוך של יכולות הניהול והתצורה החזקות של.SharePoint בצורה זו, המשתמש יכול לעקוב אחר מאפייני המסמך, להשוות בין הגירסאות בשרת, לנהל הרשאות והגדרות תקינה, ולהפעיל את תהליכי העבודה השונים מבלי שהוא ידרש לצאת מ- Context העבודה על המסמך וללמוד כלי נוסף לניהול התוכן הארגוני. Broadcast Slide Shows יכולות שיתוף והצגת מצגות Power Point למשתמשים ארגוניים מרוחקים דרך הרשת. בתצורה זו, ניתן לחסוך בזמן ומשאבים ולהעביר מצגות ארגוניות שלמות בצורה האפקטיבית ביותר באמצעות יכולות השיתוף והשידור הקיימות באינטגרציה שבין SharePoint ו- Point.Power

5 כלים לניצול והעצמת עובד הידע והתוכן הארגוני: עולם ניהול התוכן הקיים ב- SharePoint ו- Office בגירסת ה נבנה בתפיסה המותאמת לכלל אוכלוסיות עובדי הידע. משתמשים שרוצים לשתף ידע בצורה מתקדמת יותר, לבצע חיתוכים ואנאליזות על בסיס המידע הקיים ולבנות מסדי נתונים מורכבים זקוקים לשכבת כלים נוספת שתאפשר ניצול והעצמה של עובדי הידע במקומות שבהם קיימות דרישות גבוהות יותר מניהול התוכן הארגוני. בשילוב כלי ה של מיקרוסופט, אפשר יהיה למנף את התשתיות הבאות: OneNote Wiki Designer ניהול חדרי צוות ארגוניים באמצעות יכולות OneNote ו-.OneNote Web Application יכולות זו מאפשרת למשתמשים רבים לפרסם ולשתף תוכן ארגוני לא מובנה )בלוגים, ערכי ויקיפדיה, סרטים, תמונות וטקסט חופשי( לחדר צוות וירטואלי עם One Note כעורך התוכן המתקדם. בצורה זו, ניתן להרחיב את השיתוף הפנים ארגוני ולאפשר יוזמות חדשות וניהול של רעיונות לא מובנים ומודיעין עסקי לצד התוכן המובנה. Power Pivot שימוש ב- Excel PowerPivot for ב SharePoint מאפשר להגדיר מקורות תוכן המתבססים על דו"חות ונתונים ארגוניים בנפח של מיליוני רשומות ולהשתמש ביכולות המובנות של Excel לניתוח של המידע ופרסום שלו ב SharePoint יכולת זו מאפשר מינוף של מסדי הנתונים והתוכן הארגוני בדו"חות ומדדים לקבלת החלטות ברמה צוותית/אישית וללא צורך בהכשרת BI מורכבת וחיבור תשתיתי מורכב אל מקורות המידע השונים. Access Services 2010 העברת מסדי הנתונים הקיימים ב- Access והאפליקציות שנבנו סביבם אל סביבת ה- SharePoint המאובטחת והמנוהלת המאפשרת עבודה במקביל על היישומים הקיימים ב- Access במקום פרסום ושכפול של קבצי הנתונים/אפליקציה ברחבי הארגון. Access Web Mode מאפשר גם פיתוח והרחבה של מנוע מסד הנתונים המבונה ב- SharePoint באמצעות כלי העריכה הקיימים ב- Access לבניה של פתרונות עשירים יותר סביב התוכן הארגוני.

6 פלטפורמה עשירה להרחבת עולם פתרונות של ה- IT : העולם העסקי היום דורש מחטיבת ה- IT לתמוך במחזור החיים של הארגון ולספק פתרונות למגוון רחב של אתגרים תוך קיצוץ בעלויות. השילוב בין SharePoint ל Office מספק ל- IT פלטפרומה עשירה להרחבת הפתרונות העסקיים בעולם ה- IT תוך ניצול מקסימלי של תשתיות הקיימות בסט הכלים בכדי לקצץ עלויות ולתת פתרונות בזמן אמת. בנוסף, ה- IT יכול להשתמש בתשתית המשולבת כדי להרחיב את השימוש במערכות התפעוליות והארגוניות גם לתוך עולמות ה- SharePoint וה-.Office BCS for Office 2010 יכולת זו מאפשרת יצירת חיבורי נתונים המשקפים תוכן ונתונים ממערכות צד שלישי נוספות בארגון. בצורה זו, ניתן לספק יכולת מלאה לקריאה וכתיבה של תוכן מתוך מערכות צד שלישי,SQL( Web Services,Siebel,CRM,Oracle ואפליקציות נוספות( מתוך מערכות ה- SharePoint ומערכות ה- Office השונות. ניתן לצרוך את התכנים הללו במגוון תצורות בהתאם לצרכים. לדוגמא: הבאת רשימת ספקים מ- Oracle כאנשי קשר ב- 2010,Outlook שימוש בתוכן SQL בעת כתיבת מסמכי Word ומתן אפשרות לבצע חיפוש על התכנים מתוך SharePoint Workspace ו- 7.Windows SharePoint עיצוב טפסים מתקדם ב InfoPath & SharePoint Designer 2010 בשילוב InfoPath ליצירה, קריאה, עריכה ושינוי נתונים ורשימות בתוך ה- SharePoint ובמערכות צד שלישי. יצירת טפסים מורכבים בהשקעה מזערית ושילוב שלהם במגוון פלטפורמות ארגוניות: Web,Client ו- Mobile. שילוב SharePoint Designer ליצירת תהליכי עבודה מורכבים סביב התוכן בטפסים ופיתוח יישומים חוצי ארגון ללא קוד ובהשקעת זמן נמוכה. Duet Enterprise תשתית משותפת של SAP ו- Microsoft המאפשרת יישום של פתרונות ותרחישים נפוצים ב- SAP לתוך עולם ה- SharePoint וה- Office והקמת פתרונות מותאמים אישית לשילוב בין שני העולמות בקסטומיזציה בסיסית תוך שימוש בסט רחב של תשתיות Single בקישוריות המובנית בין שני הפלטפורמות. תמיכה מלאה ב- לטיפול ו- Server Client,Sign On תהליכי עבודה, ממשק עם Office ויכולות נוספות.

ASP.Net MVC + Entity Framework Code First.

ASP.Net MVC + Entity Framework Code First 1 הקדמה בפרק הזה יוצג שימוש בFirst EntityFramework Code עבור ה use case הבאים : ASP.Net MVC ASP.Net Web API ASP.Net MVC + Scaffolding הערה : Framework Entity הוצג